Pokud si přejete, aby za vás obsluhoval datovou schránku někdo jiný, zásadně nedoporučujeme, abyste této osobě předávali své přístupové údaje. V systémových záznamech by pak všechny úkony, které taková osoba učiní, byly zaznamenány jako vaše vlastní. Správným postupem je zřídit takové osobě její vlastní účet. Účet lze vytvořit ve dvou uživatelských rolích.
Ta první je označována jako role Pověřené osoby a druhá jako role Administrátora.
Vytvoření role Administrátora je vhodné zejména pro větší organizace, neboť má právo zakládat další Pověřené osoby a nastavovat jim různou úroveň oprávnění přístupu pro práci s datovými zprávami a se samotnou datovou schránkou.
Jak vytvořit účet Pověřené osoby nebo Administrátora
Nejsnáze lze Pověřenou osobu či Administrátora vytvořit přímo ve webového portálu Datových schránek – v části „Nastavení“ je pod odkazem „Uživatelé“ volba „Nový uživatel“.
Každá Oprávněná osoba (jakožto „majitel“ datové schránky) má kdykoli možnost v této části portálu sama přidávat / odebírat Pověřené osoby i Administrátory.
Jakmile je účet zřízen, dotčené osobě jsou vygenerovány přístupové údaje, které jí budou doručeny na zadanou adresu, případně do datové schránky.
Oprávněná osoba může o přidání Pověřené osoby či Administrátora také požádat prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT, po ověření své totožnosti – nejčastěji na základě předloženého občanského průkazu, cestovního pasu, povolení k pobytu, vízového štítku či pobytového štítku.
Žádost o zřízení Pověřené osoby či Administrátora, opatřenou úředně ověřeným podpisem, je také možné písemně doručit Ministerstvu vnitra. V žádosti je nutné uvést rozsah oprávnění pro každou jednotlivou osobu. Dále je nutné uvést jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu. Pozor na to, že přístupové údaje určené výhradně do vlastních rukou adresáta nelze takto doručit do všech zemí. Doporučujeme proto, aby byla pro doručení nových přístupových údajů zvolena nejlépe česká adresa.
Nastavení oprávnění v datové schránce
Zatímco Oprávněná osoba má k dispozici veškerá oprávnění ve vztahu ke své datové schránce, rozsah oprávnění Pověřených osob můžete nastavit tak, jak vám nejlépe vyhovuje. Dokonce můžete rozsah oprávnění průběžně měnit – a to bez omezení frekvence, třeba několikrát denně. Nově nastavená oprávnění se vždy aplikují v okamžiku nového přihlášení uživatele.
Pro Administrátora platí, že může přidávat / odebírat účty Pověřených osob a také jim měnit rozsah jejich oprávnění. Administrátorovi můžete taktéž přidělit / odebrat práva ve vztahu k datovým zprávám, nemůžete mu však odebrat jeho základní právo administrace Pověřených osob. Pokud si nadále nepřejete, aby daná fyzická osoba disponovala oprávněním Administrátora, nezbývá než jeho účet zcela zrušit.
U obou rolí platí, že oprávnění pro práci s datovými zprávami jim lze nastavit tak, aby nezpůsobovalo doručení doručených datových zpráv, po jejich přihlášení, což je výhodné např. pokud daná osoba jen odesílá datové zprávy, ale neřeší jejich příjem nebo se s obsahem datových zpráv nemá seznamovat.
Potřebujete další tipy a triky na používání datové schránky? Stáhněte si zdarma příručku, kterou vypracovala Hospodářská komora České republiky.
Ke stažení příručka na datové schránky